اولین محل مواجهه مراجعه کننده برای دریافت خدمت واحد پذیرش است. این واحد ها برای ارایه خدمات از نرم افزارهای حسابداری و سیب به صورت همزمان استفاده می‌کنند که هر کدام بخشی از نیاز مراجعه کننده را پوشش می‌دهد. با جمع شدن دفترچه ‌های کاغذی و ارایه نسخه الکترونیک، همچنین مشکلات کاربران در کاربرد همزمان چندین برنامه بررسی امکان تجمیع سامانه‌ها از مدت‌ها پیش در حال بررسی است. به منظور تسریع در روند کار  و مشارکت واحدهای پذیرش به عنوان صاحبان فرآیند این موضوع در جلسه ای که روز گذشته 28 آذرماه سالجاری، با حضور نمایندگانی  از واحدهای پذیرش پردیس،  دماوند و شمیرانات  و مسئول در آمد شبکه دماوند در گروه گسترش معاونت بهداشتی برگزار شد، امکان سنجی شد.

با توجه به مشکلات مطرح شده در این جلسه مصوب شد بر اجرای فرآیندها مطابق دستورالعمل‌ها تاکید شود. همچنین به بازآموزی نیروهای شاغل در واحدهای پذیرش توجه شود. برای افزایش کارایی و ارتقای سامانه سیب نیز پیشنهاداتی ارایه شد این پیشنهادات پس از بررسی دیدگاههای  واحدهای حسابداری توسط واحد فناوری اطلاعات و راهبر سامانه سیب به واحدهای بالاتر ارایه خواهد شد تا در صورت امکان  سامانه برای انجام کلیه خدمات مورد انتظار ارتقا یابد.

 دکتر فاضلی مدیر گروه گسترش در این جلسه یادآوری کرد این روند ممکن است زمان بر باشد اما تلاش ستاد معاونت بر این است تا حد ممکن فرایندها تسهیل شود تا رضایت مراجعه‌کنندگان و نیروهای شاغل فراهم شود. هر گونه تغییری کتبا به اطلاع مراکز و شبکه‌ها رسانده خواهد شد.

گفتنی است در همین راستا جلسه دیگری با حضور نمایندگان شرکت توسعه دهنده سامانه سیب، و اسلامی نماینده امور مالی دانشگاه برگزار شد. اسلامی در این جلسه انتظارات امور مالی دانشگاه را ارئه کرد.