شرح وظایف امور اداری

شرح وظایف کارکنان واحد امور اداری

رئیس امور اداری :

·         دریافت دستور وبرنامه کار از از سرپرست مربوطه .

·         راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی وتقسیم کار بین آنها .

·         برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از منابع موجودسازمان .

·         برنامه ریزی جهت ارتقاءمستمر کیفیت فرایند ها .

·         برنامه ریزی جهت ارتقاء سطح آگاهی پرسنل.

·         تهیه شرح وظایف کارکنان تحت سرپرستی وابلاغ به آنها .

·         نظارت برانجام کارهای کارگزینی مانند مرخصی  ، ترفیعات ،بازنشستگی ، ......برابرقوانین ومقررات استخدامی.

·         نظارت برکارهای دفتری وارسال ومراسلات ستاد ومراکز تابعه .

·         رسیدگی ونظارت برمتصدیان امور عمومی مراکز .

·         رسیدگی ومراقبت دفاتر حضور وغیاب کارکنان وکارت زنی .

·         بررسی نامه های تهیه شده وامضای آنها.

·         شرکت در کمیسون ها ونشت های مربوطه .

·         تهیه گزارش لازم برای مقام مافوق .

·         بررسی آمار عملکرد ماهانه واحد های زیر مجمومه وارائه راهکار جهت بهینه  سازی فعالیتها .

·         پیگیری موارد تخلف اداری وکاری پرسنل ومسائل حقوقی مرکز تا حصول نتیجه .

·         انجام دیگر کارها مربوطه برابر دستور مقام مافوق .

·         نظارت وسرپرستی (مدیر خدمات پشتیبانی وتدارکات ،چاپ وتکثیر ، نقلیه ،انبار  ملزومات ،کارگزینی ، نگهبانی ،کارپردازان ،دبیرخانه )

·         جایگزین سرپرست .

·         جوابگویی به شکایات پرسنل وارباب رجوع  

·         برگزاری جلسات حل مسائل پرسنل .

خدمات :

·         دریافت دستور برنامه کار از سرپرست مربوطه .

·         تعیین نحوه انجام نظافت وتخلیه زباله  ونظارت برنحوه انجام نظافت مراکز وواحد ها .

·         تعیین زمان سم پاشی مراکز وواحد ها برای مقاطع مورد نیاز وپیگیری انجام سمپاشی درزمان تعیین شده براساس نظر کارشناس بهداشت محیط.

·         کنترل تاریخ انقضاء کپسول های آتش نشانی .

·         بازدید از قسمتهای مختلف حسب وظیفه نارسائیهای موجود .

·         تشکیل پرونده برای خودرو های دولتی ونگهداری کلیه  مدارک مربوط خودرو از قبیل سند ماشین،  لوازم یدکی ، لاستیکهای خریداری شده ، تعمیرات انجام شده ، تاریخ برگ های درخواست  وقبض انبار.

·         پیگیری امور بیمه وطرح ترافیک خودرو ها .

·         تهیه چک لیست نحوه نگهداری خودر وهای دولتی ،بررسی ماهیانه خودرو ها وتعیین معایب آنهاا از روی چک لیست وضبط در پرونده .

·         اعلام معایب خودرو ها به رانندگان ، توضیح معایب مشاهده شده هنگام بازدید وراهنمایی پرسنل جهت رفع معایب وارائه آموزش به رانندگان  جهت حفظ خودرو ها .

·         نظارت برعملکرد خودرو های دولتی وشرکتی وآژانسهای موردی وپیگیری اشکالات بوجود آمده .

·         تهیه لیست هزینه سوخت مصرفی وهزینه شست وشو وپنچر گیری خودر وهای دولتی .

·         تهیه گزارش هزینه ای مربوط به خودر وهای دولتی به تفکیک خودر و.

·         رسیدگی به تصادفات وتخلفات رانندگان وسایل نقلیه دولتی .

·         تشکیل جلسات با حضور پرسنل تحت سرپرستی وهمکاری وهمفکری با آنها جهت ارتقاء مستمر کیفیت فرایند ها .

·         انجام دیگر کارهای مربوطه برابر دستور مقام مافوق.

مسئول نقلیه :

·         توزیع مناسب وسایل نقلیه بین واحد ها ومراکز با توجه به درخواست های اعلام شده .

·         تنظیم بر نامه رفت وبرگشت سرویس های اداری.

شرح وظایف کارپرداز :

·         دریافت دستور وبرنامه کار از سرپرست مربوطه .

·         دریافت در خواست ها از واحد ها ومراکز مختلف مرکز ثبت آنها در دفاتر مربوطه .

·         رسیدگی به درخواست های رسیده امضاءهای مجاز برگه ها ودستور خرید آنها.

·         مطالعه کتب مربوط به معرفی مراکز تولید وتهیه وتوزیع کالا .

·         کمک در تهیه برگ استعلام بها وتکمیل جدول مقایسه ای مربوطه .

·         شناسایی دقیق مراکز اصلی تولید وتوزیع کالا وخدمات مورد نیاز واحد.

·         اطلاع از قیمت اجناس وخدمات در مراکز اصلی .

·         استعلام حداقل بها پیش از خرید وگزارش آن به سرپرست مربوطه .

·         کوشش در انتخاب بهترین نوع کالا وارائه آن به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات .

·         آشنایی باآیین نامه مالی ومعاملاتی دانشگاه در حد رفع نیاز وعدم واخواهی اسناد مربوطه .

·         آشنایی با قانون محاسبات عمومی در ارتباط با خرید کالا وخدمات وتنظیم اسناد .

·         آگاهی دقیق از نرخ وتخفیف اجناس خریداری شده واطمینان از اینکه  برابر مشخصات  خواسته شده بوده وبا مناسب ترین قیمت تهیه شده است .

·         ترتیب حمل اجناس خریداری شده به مرکز بهداشت .

·         تنظیم اسناد برگ درخواست استعلام بها قبض انبار حواله انبار ویا صورتجلسه آن.

·         تحویل اجناس خریداری شده  به انبار مرکز بهداشت ودریافت  رسید.

·         استعلام اولویت انجام درخواست ها از سرپرست .

·         ارائه یک نسخه از برگ درخواست جنس واعلام عدم موجودی توسط مسئول انبار وفاکتور خرید وقبض  انبار ویک نسخه از دستور خرید واستعلام بها به حسابداری مرکز بهداشت .

·         تنظیم فهرست مواد وکالا های خریداری شده  با قیمتهای پرداختی وانطباق اسناد وفاکتور.

·         خودداری از خرید کالا از واسطه .

·         دریافت تایید از متصدیان فنی آزمایشگا ه مبنی  برانطباق کیفیت اجناس  خریداری شده با برگ درخواست .

·         پس از اعلام عدم موجودی یا کاهش موجودی مجاز توسط انبار دار اقدام به خرید نماید .

·         دریافت استعلام بها پس از تامین اعتبار دریافت تنخواه گردان لازم.

·         خودداری از خرید درخواستهای که فاقد مشخصات کالا می باشند.

·         تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر فاکتور.

·         کاهش تعداد اسناد واخواهی شده نسبت به سال قبل.

·         پیگیری رفع نقص اسناد واخواهی شده .

·         ارائه اسناد ودریافت تنخواه واخواهی شده.

·         تسویه حساب تنخواه گردان دریافتی در هرسال .

·         عودت کالا های معیوب یا ناقص ومستعمل خریداری شده .

·         همکاری با دیگر کارپردازان .

·         تهیه گزارش های  لازم برای سرپرست مربوطه .

·         انجام دیگر کارهای مربوطه برابر دستور مقام مافوق.

شرح وظایف کارپرداز :

·         دریافت دستور وبرنامه کار از سرپرست مربوطه .

·         دریافت در خواست ها از واحد ها ومراکز مختلف مرکز ثبت آنها در دفاتر مربوطه .

·         رسیدگی به درخواست های رسیده امضاءهای مجاز برگه ها ودستور خرید آنها.

·         مطالعه کتب مربوط به معرفی مراکز تولید وتهیه وتوزیع کالا .

·         کمک در تهیه برگ استعلام بها وتکمیل جدول مقایسه ای مربوطه .

·         شناسایی دقیق مراکز اصلی تولید وتوزیع کالا وخدمات مورد نیاز واحد.

·         اطلاع از قیمت اجناس وخدمات در مراکز اصلی .

·         استعلام حداقل بها پیش از خرید وگزارش آن به سرپرست مربوطه .

·         کوشش در انتخاب بهترین نوع کالا وارائه آن به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات .

·         آشنایی باآیین نامه مالی ومعاملاتی دانشگاه در حد رفع نیاز وعدم واخواهی اسناد مربوطه .

·         آشنایی با قانون محاسبات عمومی در ارتباط با خرید کالا وخدمات وتنظیم اسناد .

·         آگاهی دقیق از نرخ وتخفیف اجناس خریداری شده واطمینان از اینکه  برابر مشخصات  خواسته شده بوده وبا مناسب ترین قیمت تهیه شده است .

·         ترتیب حمل اجناس خریداری شده به مرکز بهداشت .

·         تنظیم اسناد برگ درخواست استعلام بها قبض انبار حواله انبار ویا صورتجلسه آن.

·         تحویل اجناس خریداری شده  به انبار مرکز بهداشت ودریافت  رسید.

·         استعلام اولویت انجام درخواست ها از سرپرست .

·         ارائه یک نسخه از برگ درخواست جنس واعلام عدم موجودی توسط مسئول انبار وفاکتور خرید وقبض  انبار ویک نسخه از دستور خرید واستعلام بها به حسابداری مرکز بهداشت .

·         تنظیم فهرست مواد وکالا های خریداری شده  با قیمتهای پرداختی وانطباق اسناد وفاکتور.

·         خودداری از خرید کالا از واسطه .

·         دریافت تایید از متصدیان فنی آزمایشگا ه مبنی  برانطباق کیفیت اجناس  خریداری شده با برگ درخواست .

·         پس از اعلام عدم موجودی یا کاهش موجودی مجاز توسط انبار دار اقدام به خرید نماید .

·         دریافت استعلام بها پس از تامین اعتبار دریافت تنخواه گردان لازم.

·         خودداری از خرید درخواستهای که فاقد مشخصات کالا می باشند.

·         تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر فاکتور.

·         کاهش تعداد اسناد واخواهی شده نسبت به سال قبل.

·         پیگیری رفع نقص اسناد واخواهی شده .

·         ارائه اسناد ودریافت تنخواه واخواهی شده.

·         تسویه حساب تنخواه گردان دریافتی در هرسال .

·         عودت کالا های معیوب یا ناقص ومستعمل خریداری شده .

·         همکاری با دیگر کارپردازان .

·         تهیه گزارش های  لازم برای سرپرست مربوطه .

·         انجام دیگر کارهای مربوطه برابر دستور مقام مافوق.

 

مسئول انبار :

·         گرفتن دستورات لازم ازمقام مافوق. 

·         بررسی وکنترل برگه های دریافتی به منظورحصول اطمینان ازکامل بودن مطالب. 

·         تحویل مواد ضایعات محصولات ولوازم یدکی موردنیاز واخذ آنها براساس برگ درخواست کالا. 

·         بایگانی اوراق ونسخه های مربوطه وارسال نسخه های لازم به واحدهای زیرربط.

·         رعایت اصول ایمنی وحفاظتی و5sدرانبار. 

·         رسید نمودن کالاوارده وشمارش اقلام وچک کردن بامدارک مربوط کالای وارده به انبار. 

·         نگهداری موجودی کالاوشارژانبار.

·         ارایه گزارش موجودی انبار مواد اولیه تولیدی وسایر بصورت روزانه. 

·         درخواست مواد اولیه براساس کاردکس انبار ازواحد بازرگانی. 

·         رعایت سیستم چیدمان مواد ومحصولات درانبار. 

·         کلیه مسولیت هاوانجام وظایف محوله ازطرف مدیر ارشد ومربوطه. 

·         همکاری بامدیریت مالی درزمینه برآورد وتنظیم بودجه مورد نیاز. 

 

مسئول کارگزینی :

·         صدور احکام کلیه افراد شامل احکام،ارتقاءرتبه وطبقه و انتقال و ماموریت و....  

·         انجام امور مربوط به ارزشیابی و ارزیابی عملکرد کلیه پرسنل که به صورت سالیانه انجام می گردد.

·         انجام امور مربوط به حضور و غیاب پرسنل وپیگیری تاخیروتعجیل آنها و مرخصی استحقاقی و استعلاجی و اعلام ذخیره مرخصی استحقاقی در پایان سال.

·         تکمیل نمودن خلاصه اطلاعات پرسنل و صورتجلسه ها و تاریخ ارتقاء رتبه و طبقه پرسنل ودر نهایت صدور حکم آن

·         صدور ابلاغ بازنشستگان و پیگیری و انجام مربوط به آنها تا صدور حکم مربوطه

·         انجام امور مربوط به مامورین و افراد منتقله شامل تمدید ماموریت یا لغو ماموریت و.....  

·         انجام کلیه مکاتبات اداری

·         مطالعه کلیه قوانین و مقررات استخدامی و قانون مدیریت و خدمات کشوری

·         تهیه و تکمیل آمارهای مورد نیاز و انجام و صدور گواهی های ماهیانه جهت پرداخت حقوق و مزایای پرسنل وظایف سرپستی)برنامه ریزی/سازماندهی/نظارت/هماهنگی.../

·         بررسی و عملکرد کارکنان زیرمجموعه مسئول کارگزینی 2-هماهنگی باکلیه  مسئولین واحد های معاونت جهت تکمیل و ارائه مستندات وآمار مورد نیاز کارگزینی

 

 

 مسئول دبیر خانه :

·         بازبینی وکنترل نامه ها ازجهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها

·         اعلام وضعیت نحوه ارسال نامه در سابقه نامه

·         انجام بایگانی کاغذی و بایگانی الکترونیکی

·         پاسخ به مراجعین جهت ردیابی نامه های ایشان.

·         پیگیری امور اتوماسیون و جوابگویی و رفع مشکل و ارائه راهنمایی حضوری و تلفنی.

انجام سایر امورمحوله

امور رفاهی :

·         پیگیری امور مربوط به وام کارکنان وتهیه تسهیلات رفاهی (سفر ،بیلط مکان های تفریحی وشهربازی 

·         پیگیری مکاتبات مربوط به - امور بیمه تکمیلی کارکنان و جانبازان

·         بستن قرارداد با مجتمع هی تفریحی واتحادیه کارکنان جهت استفاده پرسنل وتسهیلات خانواده هایشان